Zaman Yönetimi Süreçleri ve Teknikleri İçin 6 İpucu

Zaman yönetimi , kişisel ve profesyonel başarınızın temelidir . Kendi zamanınızın patronu olmak veya iyi bir zaman yöneticisi olmak verimlilik ve üretkenliği artırmak için esastır.

Ancak, zaman yönetimi ile tam olarak ne kastedilmektedir. Kaynakları nasıl optimize edersiniz ve verimlilik eğrisini nasıl arttırırsınız?

Bu kılavuzda, size büyüme yolunda yardımcı olacak araçları ve pratik çalışmaları gösteren zaman ve hedefleri yönetme için en iyi stratejilerin ne olduğunu açıklayacağız .

Zamanı yönetmek ne anlama geliyor? Hedefleri ve öncelikleri nasıl tanımlayabiliriz? 

Zaman Yönetimi Nedir?

Doğru bir zaman yönetiminin verimliliğimizi arttırmamızı sağladığını zaten söyledik. Ancak, özellikle zaman yönetimi ile neyi kastediyoruz?

İş odaklı bir tanım verirsek zaman yönetimi, zaman tahsisi öncelikleri ve eş zamanlı talepler arasındaki dağılıma dayalı, sistematik bir yapılanmadan oluşur.

Tüm bunlar, belirli bir süre içinde belirli faaliyetlerin, projelerin ve hedeflerin gerçekleştirilmesini amaçlayan bir dizi strateji ve uygulamaya dönüştürülür .

Açıkçası, işteki zaman yönetimi, bu disiplinin sütunlarını temsil eden bir dizi faaliyet içerir. Aşağıdakileri içeren gerçek bir bilimsel sürece atıfta bulunuyoruz:

Zaman yönetimi konusunda sağlam prensipler edinerek, “akışa hükmedebilir” ve gezegendeki en az kaynaktan en etkili biçimde yararlanabilirsiniz.

Zaman Yönetimi Neden Önemlidir?

En felsefi anlamda, zaman bir akış , kaçınılmaz bir şekilde takip edilemeyen ve geri alınmayan bir olgu olarak görülür. Fakat bu, zamanın etkili bir şekilde kontrol edilemediği ve yönetilemediği; hedeflere göre çalışmayı ve süreçleri takip etmeyi öğrenemediğimiz anlamına gelmez.

Günümüzde zaman yönetimi konusunda onlarca kaynak ve araştırma var. Ancak, ilkelerini anlamak için, zamanı yönetmenin neden bu kadar önemli olduğunu ve erişebileceğiniz faydaların neler olduğunu anlamak gerekir.

İş yerinde, aynı zamanda özel hayatta da zaman yönetiminden bahsetmek önemlidir; çünkü:

  • Daha az çaba harcayarak daha fazlasını başarabilirsiniz: Zamanı kontrol etmek konsantrasyon eşiğinizi, iş verimliliğinizi artırmanızı sağlar;
  • Zaman en az bulunan kaynaktır: İster beğenin ister beğenmeyin 1 gün, 24 saat yapar. Bu aralığı arttırmanız veya azaltmanız mümkün değildir. Bu sınır, iki kez çalışıyor gibi görünen ve daha önce bir terfi almış olan meslektaşınız da dahil olmak üzere herkes için geçerlidir;
  • Karar verme becerilerinizi geliştirir: Zaman içinde gergin hissettiğinizde ve önemli bir karar vermeniz gerektiğinde, her seçeneği tamamen düşünmeden sonuca varmaya meyilli olacaksınız. Bu neredeyse her zaman yanlış kararlara yol açar;
  • Boş zamanınızı artırır: Herkes rahatlamak ve kendilerini tutkularına adamak için zamana ihtiyaç duyar. Ne yazık ki, çoğumuz bu vakti bulamaz. Zaman yönetimi, sorumluluk almanıza ve sizin için zaman bulmanıza yardımcı olur.
Zaman Yönetimi Teknikleri ve Süreçleri:

Sizi daha verimli kılmak amacıyla zaman yönetiminin bir dizi iyi tanımlanmış eylem içerdiğini söyledik.

Fakat bu eylemler pratik bakış açısıyla nasıl tercüme edilir? Strateji ve araçlardan bahsederek, erdemli bir zaman yönetimi için süreç ne olmalıdır?

1. Etkili Planlama

Gelgit tarafından boğulmaktan kaçınmanın ilk adımı, dikkatli bir planlamadır. Mesleki faaliyetlerinizi ayrıntılı olarak planlamazsanız, tam kontrol sahibi olmanız imkansız olacaktır.

İhtiyacınız olan ilk zaman yönetimi aracı, profesyonel yaşamınızı ayrıntılı bir şekilde düzenlemenizi sağlayan bir unsur olan bir zaman planlayıcısıdır .

Gündüz, hafta, ay ve hatta yılın faaliyetlerini gerçekleştirebildiğiniz sürece, bir kağıt veya dijital zamanlama kullanabilirsiniz .

Yapmanız gerekenler:

Tüm aktiviteleri ve son teslim tarihlerini kontrol altında tutmanızı sağlayacak bir planlama aracı seçmeniz.

2. SMART Hedef Listeleri

Hedefleri olmayan bir organizasyon, kaptanı olmayan bir gemi gibidir. Hedefler olmadan kesinlikle kaybedeceksin: Öte yandan, nereye gitmek istediğini bilmiyorsan nereden başlayacağını nasıl anlayabilirsin?

Hedefler günlük, haftalık, aylık ve hatta yıllık olabilir. Önemli olan, SMART oldukları. SMART kısaltması tanımlarsak;

  • S: BELİRLİ
  • M: ÖLÇÜLEBİLİR
  • A: ULAŞILABİLİR
  • R: GERÇEKÇİ
  • T: ZAMAN ESASLI

Yapmanız Gerekenler:

Kendinize belirli, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi ve zaman içeren, hedefler koymayı öğrenin ve her seferinde kendinize bunu sormayı unutmayın.

Hedefleriniz SMART ise, bunları bir listeye aktarın. Listelerle çalışmak, ister günlük isterse yıllık olsun, zamanınızı optimize etmek için en iyi çözümdür.

Zaman yönetiminde lider uzmanlardan biri olan Brian Tracy’e göre, liste sistemi verimliliğinizi ilk günden % 25 artıracak .

Bu, pratik olarak, sekiz saatlik bir günde daha basit bir liste yaparak elde edebileceğiniz iki saatlik daha verimli zaman demektir.

3. Öncelik Yönetimi

Etkinlik listenizi derledikten sonra, bir sonraki adım öncelikleri belirlemektir.

Faaliyetlerinize nasıl öncelik veriyorsunuz? 4D: Deneyebileceğiniz iyi bir sistem :

  • Delete (Sil): Bu etkinlik silinebilir mi? Görevi hiç yapmamanın sonuçları nelerdir? Vilfredo Pareto tarafından önerilen 80/20 kuralını daima hatırlayın: Bu ilkeye göre, sonuçlarınızın% 80’i eylemlerinizin% 20’sinden geliyor. Bununla, verimliliğinizi en üst düzeye çıkarmanın anahtarı, kazancınızın çoğuna katkıda bulunan % 20’ye düşenlere öncelik vermektir;
  • Delegate (Delegasyon): Bu etkinliği sizin için gerçekleştirebilecek başka biri var mı? Cevap evet ise, onu devredebilir ve boş zamanınızı optimize edebilirsiniz;
  • Defer (Ertele): Bazı aktiviteler belirli parametreler dahilinde daha sonra yapılabilir. Her zaman son teslim tarihlerini tanımlayın ve ertelenebilecek olanları erteleyin, ancak erteleme tuzağına düşmeden;
  • Do (Yap): Hemen yapılması gereken ve mutlak önceliği olan şeyler var. Bu faaliyetlerin ertelenmesi sizi bir endişe ve stres sarmalına getirebilir.

Yapmanız Gerekenler:

Bir kurumda öncelikleri tanımlamak çok önemlidir. Listelerinizde bulunan tüm aktiviteleri analiz edin ve kesinlikle yapılması gerekenleri, elenmesi, devredilmesi veya ertelenmesi gerekenleri belirleyin.

Listelerinizi düzenlemenin iyi bir yolu, Alan Lakein tarafından tanımlandığı şekliyle ABC yöntemidir. Sisteminde, “A” maddesi en önemli olan (“A-1” grubun en önemlisi), sonra “B” ve son olarak “C” önem sırası gelir.

4. Analiz ve izleme

Sonuçların analizi hakkında konuşmadan zaman yönetimi hakkında konuşamayız. Etkili bir yöntem elde etmek için her şeyi kontrol altında tutmalısınız. İlerlemenizi kontrol etmeyi ve sürekli olarak egzersiz yapmayı öğrenmeniz gerekecektir.

Kuruluşunuzdaki gerçek bir zaman yönetimi için, ihtiyacınız olan tüm kaynakları size sağlayabilecek ölçümlere sahip uzman bir rehbere güvenmek zorunda kalacaksınız. 

Ve unutmayın:

Kötü haber şu ki zaman uçuyor. İyi haber şu ki pilot sizsiniz.

Yorumda Bulunun